Für viele Kirchengemeinden ist das Gemeindefest einer der Höhepunkte ihres Veranstaltungskalenders. Jung und Alt kommen zusammen, um miteinander zu feiern und Gemeinschaft zu erleben. Nachbarn, Freunde und Bekannte, Menschen mit und ohne kirchliche Verbundenheit sind eingeladen, Gemeinde vor Ort kennenzulernen. Für einen reibungslosen Ablauf benötigt ein Gemeindefest viele helfende Hände und eine gute Planung im Vorfeld.
Gerade für diejenigen, die neu im Orga-Team sind, stellt sich die Frage, was es bei der Vorbereitung eines Gemeindesfestes alles zu beachten gibt. Zum Beispiel in Bezug auf Fotos von der Veranstaltung für den Gemeindebrief, das Abspielen von Musik während des Gemeindefestes oder hinsichtlich Brandschutz- und Hygienemaßnahmen. Alte Hasen im Orga-Team freuen sich hingegen über neue Ideen und Impulse für die Gestaltung des Festes oder Anregungen, wie sie Abläufe verbessern können.
In diesem Artikel haben wir Materialien zusammengestellt, die Sie bei der Organisation und Planung Ihres Gemeindefestes unterstützen. Neben Wissenswertem zu den Themen Gesundheitsschutz und Urheberrecht finden sich auch Anregungen, das Gemeindefest nachhaltig zu gestalten. Explizit verweisen wir hier auf Informationen und Tools, die die Evangelische Kirche im Rheinland ihren Gemeinden zur Verfügung stellt.
Dort, wo es grundsätzlich wird, haben wir darüber hinaus Materialien aus der Evangelischen Kirche in Deutschland aufgeführt. Und wir verweisen auf Inhalte anderer Landeskirchen. Denn genauso, wie das Orga-Team eines Gemeindefestes von den unterschiedlichen Anregungen und Erfahrungen seiner Mitglieder profitiert, gibt es im Netz bereits einige gute Ideen, die wir gerne weiterverbreiten.
Ausgangspunkt für die Gesamtplanung
Ein guter Ausgangspunkt für die Gesamtplanung ist eine Checkliste. Sie gibt einen ersten Überblick über die verschiedenen Bausteine, die für die Vorbereitung des Gemeindefestes notwendig sind wie etwa die Budgetplanung, die Technik und die Verpflegung sowie über Programmpunkte. Zudem hilft sie, Aufgaben zu strukturieren und zu verteilen, Termine und Zuständigkeiten im Blick zu behalten. Checklisten sollten an die individuellen Gegebenheiten der eigenen Gemeinde angepasst sein. Wer keine eigene Liste erstellen will oder Tipps für die eigene Liste sucht, findet bei der Evangelischen Kirche von Westfalen eine Vorlage.
Veranstaltungen klimafreundlich planen
Ein guter Termin für das Gemeindefest ist die Zeit vor den Sommerferien, wenn das Wetter so warm und beständig ist, dass auch unter freiem Himmel gefeiert werden kann. Ebenso bieten sich die Wochen rund um Erntedank als Zeitpunkt für das Gemeindefest an oder um beides miteinander zu verbinden. Erntedank erinnert daran, mit Gottes Schöpfung achtsam umzugehen und dankbar für alles zu sein, was lebt, wächst und gedeiht. Da bietet es sich an, bei der Organisation von Gemeindefesten auf einen ressourcenschonenden Einsatz von Mitteln zu achten. Dadurch können Gemeindefeste dabei helfen, das Bewusstsein für den Klimaschutz zu stärken und gleichermaßen ein Zeichen für Nachhaltigkeit zu setzen. Die Evangelische Kirche im Rheinland hat einen Leitfaden zur Durchführung klimafreundlicher Veranstaltungen erstellt. Er beinhaltet viele Tipps, wie auch ein Gemeindefest klimafreundlich organisiert werden kann.
Ideen für nachhaltige Gemeindefeste
Die Evangelische Kirche im Rheinland beteiligt sich mit mehreren evangelischen Landeskirchen und katholischen Bistümern an der Einkaufsinitiative „Wir kaufen anders“. Das Portal für öko-fair-soziale Beschaffung bietet Kirchengemeinden und kirchlichen Einrichtungen Informationen und Tipps für das eigene Einkaufsverhalten und nachhaltiges Handeln, die sich auch für die Vorbereitung und Feier von Gemeindefesten heranziehen lassen. Auf den Seiten finden sich darüber hinaus auch Rezeptideen für nachhaltige Gemeindefeste. Sie sind auf mehr als 20 Portionen ausgelegt und erfüllen mindestens ein Nachhaltigkeitskriterium, wie etwa die Verwendung regionaler Produkte.
Nachhaltige Produkte für den kirchlichen Bedarf
Beruflich und ehrenamtliche Mitarbeitende in der Evangelischen Kirche im Rheinland können über die Initiative „Wir kaufen anders“ auch faire, ökologische und nachhaltige Produkte für den kirchlichen Bedarf beziehen. Mehr als 20.000 nachhaltige Produkte finden sich in dem Angebot, das über den Kirchenshop der Handelsgesellschaft für Kirche und Diakonie (HKD) abgerufen und bestellt werden kann. Registrierte Nutzerinnen und Nutzer von „Wir kaufen anders“ erhalten auf der Internetseite nur die Produkte angezeigt, die den Anforderungen der öko-fair-sozialen Beschaffungsplattform entsprechen. Im Sortiment finden sich vielerlei Produkte, die bei einem Gemeindefest zum Einsatz kommen können: zum Beispiel Reinigungsartikel, Lebensmittel, Papierprodukte, Verbandsmaterial und Pflaster, Werkzeuge, Stehtische, Transportwagen sowie natürlich Geschirr und Besteck. Beruflich und ehrenamtlich Mitarbeitende in der rheinischen Kirche mit einer ekir.de-Mailadresse können nach der Registrierung den Kirchenshop direkt über das EKiR-Portal aufrufen.
Mitbring- und Helferlisten
Eine Liste, in die sich Menschen online eintragen können, erleichtert die Vorbereitungen für das Gemeindefest. Zum Beispiel, wenn es ein Mitbring-Buffet geben soll oder eine Liste für die Übernahme von Aufgaben. Online-Listen haben den Vorteil, dass sie einem größeren Kreis zugänglich gemacht werden können. Außerdem erleichtern sie dem gesamten Orga-Team, den Überblick über noch offene Positionen zu behalten. Ehrenamtlich und beruflich Mitarbeitende in der rheinischen Kirche können über das EKiR-Portal auf ein datenschutzfreundliches Umfrage- und Terminfindungstool zugreifen, um Mitbring- oder Helferlisten zu erstellen. Es basiert auf der Software Framadate und speichert nur die Daten, die explizit für die Umfrage eingegeben werden. Das Tool ist nicht auf Nutzerinnen und Nutzer des Portals beschränkt. Der Link zur Umfrage kann per Mail an einen beliebigen Teilnehmerkreis verschickt werden.
Verkauf von Essen und Getränken
Nahezu jedes Gemeindefest bietet die Möglichkeit, miteinander etwas zu essen und zu trinken. Das Teilen einer Mahlzeit verbindet Menschen und schafft ein Gefühl der Zusammengehörigkeit. Am Tisch entstehen Gespräche und neue Kontakte. Geschichten werden erzählt, Meinungen ausgetauscht und Erlebnisse geteilt. Speisen und Getränke können bei einem Gemeindefest auf verschiedene Weisen angeboten werden: Kostenlos und/oder gegen eine Spende, über zuvor erworbene Wertmarken oder gegen Barzahlung. Was es beim Verkauf von Speisen und Getränken durch die Kirchengemeinde im Rahmen eines Gemeindefestes oder bei der Abgabe gegen eine Spende hinsichtlich der Umsatzsteuerpflicht zu beachten gilt, darüber informiert die Handreichung Steuerpflichten von Kirchengemeinden in der Evangelischen Kirche im Rheinland.
Sicherheit und Gesundheitsschutz
Bei der Organisation eines Gemeindesfestes stellt sich nicht nur die Frage „Haben wir an alles gedacht?“, sondern auch „Was machen wir, wenn …?“ Wenn draußen gefeiert wird und es regnet. Oder wenn es zu heiß wird. Oder wenn sich beim Gemeindefest jemand verletzt? Die Evangelische Fachstelle für Arbeits- und Gesundheitsschutz in der Evangelischen Kirche in Deutschland (EFAS) hat unter dem Titel „Feste sicher feiern“ eine Broschüre für evangelische Kirchengemeinden und Einrichtungen herausgegeben. Sie legt den Schwerpunkt auf Fragen der Sicherheit, des Gesundheitsschutzes und der rechtlichen Absicherung bei Gemeindefesten und anderen Veranstaltungen. So werden zum Beispiel Hinweise zum Brandschutz und zur Verwendung von technischen Geräten gegeben wie auch zur Sicherheit von Wegen und zur Lebensmittelhygiene.
Fotos von Gemeindefesten
Das Gemeindefest soll in guter Erinnerung bleiben und auch anderen, die nicht daran teilgenommen haben, einen Einblick ermöglichen. Bei der Veröffentlichung von Fotos im Gemeindebrief, auf der Internetseite der Kirchengemeinde oder auf Social Media-Plattformen geht es nicht nur um Fragen des Urheberrechts, also darum, ob der Ersteller des Fotos mit einer Veröffentlichung gegebenenfalls gegen ein Honorar einverstanden ist. Auch die Persönlichkeitsrechte der auf dem Foto Abgebildeten müssen gewahrt bleiben. So bedarf es in manchen Fällen einer Einwilligung der gezeigten Personen, in anderen nicht. Was es im Wesentlichen bei der Anfertigung und Veröffentlichung von Fotos bei Veranstaltungen datenschutzrechtlich zu beachten gilt, hat der Beauftragte für den Datenschutz der EKD zusammengefasst.
Liedblätter für den Gottesdienst
Beginnt oder endet ein Gemeindefest mit einem Gottesdienst, bietet es sich an, Liedzettel zu drucken, die auch Gebete und liturgische Elemente enthalten. Das erleichtert Besucherinnen und Besuchern, die in den Abläufen nicht geübt sind, die Teilnahme am Gottesdienst. Vervielfältigungen von Noten, Liedern und Liedtexten unterliegen jedoch dem Urheberrecht und sind unter bestimmten Voraussetzungen genehmigungspflichtig. Die Evangelische Kirche in Deutschland hat mit der VG Musikedition verschiedene Verträge geschlossen, die Gemeinden das Vervielfältigen von Noten, Liedern und Liedtexten für den Gemeindegesang und in anderen Gemeindeveranstaltungen erheblich erleichtern.
Musik auf dem Gemeindefest
Soll auf dem Gemeindefest Musik gespielt werden, so sind die Vereinbarungen mit der GEMA zu beachten. Auch hier besteht von Seiten der Evangelischen Kirche in Deutschland ein Vertrag für die Nutzung von Musik in Gottesdiensten, bei kirchlichen Veranstaltungen und im Online-Bereich. Demnach ist die Musiknutzung bei Gemeindefesten und vergleichbaren Festen über diesen Pauschalvertrag abgegolten, muss jedoch binnen von zehn Tagen nach Stattfinden an die GEMA gemeldet werden. Die Meldung erfolgt über das GEMA-Portal. Auf ekir.de findet sich eine Übersicht über die aktuell geltenden Vereinbarungen des Pauschalvertrags mit der GEMA.
Los geht‘s
Neben all den Punkten, die es zu bedenken gibt, soll das Gemeindefest natürlich vor allem eines: Spaß machen. Wir wünschen allen Beteiligten für die Vorbereitungen ihres Gemeindefestes gutes Gelingen und reibungslose Abläufe sowie allen Gästen viel Freude bei der Veranstaltung. Gerne können Sie uns über online@ekir.de Hinweise geben, wie sich der Artikel weiter ergänzen lässt.